La conformité aux normes légales et réglementaires est un défi que nous relevons dans les 44 pays où nous sommes présents. Mais au-delà des différentes règlementations, l’intégrité est l’une des priorités au quotidien des collaborateurs du Groupe.

Une culture de l'intégrité

Le respect des lois et de l’éthique professionnelle est inscrit dans les valeurs de Sonepar.

Un Code de Conduite a été diffusé auprès de l’ensemble des collaborateurs du Groupe et est disponible sur de multiples supports (sites web et intranets Group et locaux). Il est aussi accessible aux différentes partenaires. Il rappelle les valeurs fondamentales et les engagements de Sonepar et de ses filiales en matière d’intégrité.

Concrètement le Groupe a mis en place de nombreux outils et actionsà destination de ses filiales à travers le monde, pour que l’intégrité et la conformité aux règles soient une préoccupation des collaborateurs dans l’exercice quotidien de leurs activités.

Un programme de conformité

Sonepar continue de déployer un programme de conformité mondial pour prendre en compte la complexité croissante des lois et des réglementations des pays dans lesquels le Groupe opère et cultiver une culture commune en matière d’éthique.

Ce programme de conformité s’appuie notamment sur la cartographie des risques de corruption.

Il comprend, outre le Code de Conduite,  le Guide de Conformité, détaillant les procédures internes portant sur la concurrence, la lutte contre la corruption, le contrôle des exportations ou encore la protection des données personnelles. Ainsi le programme de conformité : prohibe formellement toute forme de corruption et de trafic d’influence ;

  • oblige à procéder à la comptabilisation, avec fidélité et exactitude, de tous les actifs et passifs et de toutes les transactions commerciales ;
  • impose de respecter les règles en matière de droit de la concurrence ;
  • exige de se conformer à toutes les règlementations applicables en matière d’importations et d’exportations.

Des campagnes de formation et d’information sont dispensées dans la totalité du Groupe pour sensibiliser les collaborateurs aux questions de conformité. Elles visent plus particulièrement les collaborateurs les plus exposés, qui sont en contact avec les clients et les fournisseurs, à l’aide notamment d’e-learnings dédiés.

Une Procédure d’Alerte a été généralisée à l’ensemble du Groupe début 2018. Elle permet à chacun (collaborateurs ou partenaires) de signaler des pratiques contraires au Code de Conduite de Sonepar et aux réglementations applicables, et assure la confidentialité des informations transmises par le lanceur d’alerte.

Cliquez ici pour accéder à l'outil alerte.

 

Des procédures d’évaluation des partenaires commerciaux, à l’aide de bases de données spécialisées, sont déployées à travers le Groupe afin de s’assurer de leur intégrité.

Enfin, le programme de conformité de Sonepar s’appuie sur des procédures de contrôle interne et comptables renforcées et inscrites dans le Manuel de Contrôle Interne.

L’ensemble du dispositif de conformité du Groupe est animé par le réseau des Compliance Champions (relais locaux clairement identifiés) placé sous l’autorité du Chief Compliance Officer (CCO).

Le SILCC : Sonepar International Legal and Compliance Committee

Les missions du SILCC servent à contribuer à l’excellence opérationnelle du Groupe.
Ce comité, qui regroupe les juristes et les Compliance Champions du Groupe, favorise l'échange de bonnes pratiques sur des sujets juridiques et de conformité. Il se réunit au moins une fois par an et génère des échanges réguliers entre ses membres. 22 Compliance Champions exercent une vigilance constante dans les pays dont ils ont la responsabilité, mènent des actions de formation et sensibilisation et détectent d’éventuels problèmes en matière de conformité.

Un dispositif ambitieux de contrôle des risques

Un Directeur des Risques Groupe est chargé de la prévention des risques liés à la conformité, ainsi que de la sécurité de l’information, des données et des personnes. Il pilote une cartographie des risques, pays par pays, accompagnée d’un contrôle, d’un suivi et de plans d’action.

L’ICT Security Competence Center (ICT : ​Information & Communication Technology Committee) assure la sécurité de l’information. Il met à jour la politique de sécurité et formule des préconisations. Des programmes de formation à la cybersécurité sont dispensés aux collaborateurs dans tous les pays du Groupe.